Klachtenreglement
Stichting Pensioenfonds ERIKS
1 juli 2014
Inhoudsopgave
Artikel 1. Begripsomschrijvingen
Artikel 2. Klachtenregeling
Artikel 3. Behandeling van de klacht
Artikel 4. Beroep op het bestuur
Artikel 5. Beroep op de Ombudsman Pensioenen
Artikel 6. Inwerkingtreding en wijziging van het reglement
Artikel 1. Begripsomschrijvingen
Voor dit reglement zijn de begripsomschrijvingen van de statuten van Stichting Pensioenfonds ERIKS van toepassing.
Overige begripsbepalingen
Pensioenbureau : het pensioenbureau van het fonds,
Artikel 2. Klachtenregeling
Een deelnemer of een andere belanghebbende heeft het recht bij het pensioenbureau van het fonds een klacht in te dienen over de uitvoering van de pensioenreglementen. De klacht dient schriftelijk worden ingediend. De klacht bevat zo duidelijk mogelijk een omschrijving van de wijze van uitvoering van de werkzaamheden waarover wordt geklaagd.
Artikel 3. Behandeling van de klacht
De klacht wordt als volgt afgehandeld:
a. Het pensioenbureau stuurt na ontvangst van de klacht aan klager een schriftelijke ontvangstbevestiging, tenzij de klacht binnen twee werkdagen kan worden afgehandeld. De ontvangstbevestiging bevat informatie over de verwachte termijn van afhandeling en geeft aan tot wie de klager zich kan wenden bij vragen;
b. De klacht wordt in beginsel binnen tien werkdagen na de dag van ontvangst door het pensioenbureau afgehandeld. Indien de klacht niet binnen deze termijn kan worden afgehandeld, deelt het pensioenbureau dit vóór het einde van die termijn schriftelijk aan klager mee, waarbij een nieuwe afhandelingtermijn wordt vermeld;
c. Klager kan zich ter behartiging van zijn belangen laten vertegenwoordigen door een gemachtigde;
d. Klager wordt in de gelegenheid gesteld zijn standpunt nader toe te lichten, indien dit noodzakelijk is voor de goede afhandeling van de klacht;
e. Klager heeft recht op inzage in het klachtendossier;
f. Het oordeel van het pensioenbureau over de klacht dient gebaseerd te zijn op een toereikend onderzoek en op voor klager kenbare feiten en stukken;
g. De beslissing dient te berusten op een deugdelijke motivering en dient op alle onderdelen van de klacht in te gaan. De beslissing bevat een oordeel over de vraag of de wijze van uitvoering van de werkzaamheden waarover wordt geklaagd voldoende zorgvuldig jegens klager is geweest;
h. Indien na een gedegen onderzoek wordt vastgesteld dat het niet mogelijk is de ware toedracht met zodanige zekerheid te achterhalen dat daarop een oordeel gebaseerd kan worden, kan het geven van een oordeel achterwege blijven;
i. De beslissing op de klacht wordt schriftelijk aan klager meegedeeld, tenzij klager heeft aangegeven daarop geen prijs te stellen.
Artikel 4. Beroep op het bestuur
Lid 1
Indien klager het niet eens is met de beslissing van het pensioenbureau, heeft klager het recht in beroep te gaan bij het bestuur. Dit wordt bij de beslissing op de klacht aan klager meegedeeld. Klager kan binnen veertien dagen nadat hij over de beslissing op de klacht is geïnformeerd schriftelijk verzoeken de beslissing van het pensioenbureau op de klacht aan het bestuur voor te leggen. Dit verzoek bevat een zo duidelijk mogelijke omschrijving van de redenen waarom naar het oordeel van klager de beslissing door het pensioenbureau op de klacht niet in stand kan blijven.
Lid 2
Na ontvangst van de klacht door het bestuur bepaalt de voorzitter van het bestuur het tijdstip en de plaats van de vergadering waarin de klacht wordt behandeld. Het bestuur informeert klager hierover schriftelijk.
Lid 3
Indien noodzakelijk voor de afhandeling van de klacht — zulks ter beoordeling van de voorzitter van het bestuur — wordt klager per aangetekend schrijven opgeroepen om ter vergadering te verschijnen. Hierbij kan klager zich ter behartiging van zijn belangen laten vertegenwoordigen door een gemachtigde.
Lid 4
Een in dit artikel bedoelde vergadering is niet openbaar.
Lid 5
De klacht wordt in beginsel binnen twee maanden na de dag van ontvangst door het bestuur afgehandeld. Indien de klacht niet binnen deze termijn kan worden afgehandeld, deelt het bestuur dit vóór het einde van die termijn schriftelijk aan klager mee, waarbij een nieuwe afhandelingtermijn wordt vermeld.
Lid 6
Het bestuur geeft een oordeel over de vraag of de beslissing op de klacht door het pensioenbureau in redelijkheid genomen had kunnen worden. Het bestuur neemt zijn besluit bij volstrekte meerderheid van stemmen in een vergadering waarin ten minste drie bestuursleden aanwezig zijn, waaronder één bestuurder die door de directie is benoemd. De beslissing wordt op schrift gesteld en wordt met redenen omkleed.
Lid 7
De beslissing wordt in tweevoud opgemaakt en door de voorzitter en secretaris van het bestuur ondertekend. Eén exemplaar blijft in het archief van het fonds en het andere exemplaar zendt het bestuur bij aangetekend schrijven aan klager.
Lid 8
Het bestuur stelt bij zijn beslissing een regeling vast omtrent het dragen van de kosten, met dien verstande dat door het fonds de administratie- en vergaderkosten van de klachtenprocedure worden gedragen. Reis- en verblijfkosten van klager komen voor diens eigen rekening, evenals de kosten die gepaard gaan met het inschakelen van een gemachtigde dan wel juridische rechtsbijstand.
Artikel 5. Beroep op de Ombudsman Pensioenen
Indien het bestuur de beslissing van het pensioenbureau (deels) bevestigt, heeft klager de mogelijkheid een beroep te doen op de Ombudsman Pensioenen. Dit wordt bij de beslissing van het bestuur aan klager meegedeeld. De klacht wordt als volgt afgehandeld:
a. De Ombudsman neemt klachten in behandeling, die betrekking hebben op de uitvoering van de reglementen;
b. De Ombudsman neemt de klacht niet in behandeling indien: - Klager geen gebruik heeft gemaakt van de mogelijkheid een klacht in te dienen bij het pensioenbureau, dan wel klager, indien hij het niet eens is met de beslissing van het pensioenbureau, niet in beroep is gegaan bij het bestuur; - Hem bekend is dat deze in handen van een advocaat is gesteld, aan het oordeel van de rechter is onderworpen of waarin een onherroepelijke rechterlijke uitspraak is gedaan;
c. Klachten kunnen schriftelijk aan de Ombudsman worden voorgelegd;
d. De Ombudsman kan te allen tijde deskundigen raadplegen bij de behandeling van de bij hem ingediende klachten;
e. De Ombudsman handelt een klacht af door het geven van een schriftelijk advies dat hij uitsluitend aan klager en het bestuur ter kennis brengt;
f. Indien het bestuur besluit het advies van de Ombudsman niet op te volgen, stelt het fonds klager daarvan schriftelijk en gemotiveerd in kennis.
Artikel 6. Inwerkingtreding en wijziging van het reglement
Lid 1 Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2014.
Lid 2 Dit reglement is vastgesteld door het bestuur en kan door het bestuur worden gewijzigd.
Lid 3 Bepalingen in dit reglement die strijdig zijn met de statuten zijn nietig.
